Biz Esnek Yan Haklar yapabilir miyiz?

★ Bilmiyoruz. Ancak bunun için önerimiz kurumunuzda öncelikle esnetecek yan haklarınızın olup olmadığını bilmenizdir. Bununla birlikte esnetilecek yan haklar varsa dahi program “yapılabilir” olmayabilir. Programın yapılabilir olması için eldeki olanakların kurum, insan kaynakları, ücret ve yan haklar politikası ile uyum içinde olması zaruridir. Esnek Yan Haklar yapılabilirlik analizi dört perspektiften; İşveren, Çalışan, Maliyet ve Piyasa perspektiflerinden değerlendirilerek sonuçlandırılmalıdır.

Esnek Yan Haklar programı içinde hangi yeni yan haklar olmalıdır?

★ Esnek Yan Haklar programı içinde her türlü yan hak olabilir. Hangi yan haklar olacağını çalışanların sosyo-ekonomik durumu, ihtiyaçları ve programdan beklentileri belirlemelidir. Ancak çalışanın her talebini menünün içine koymak programın işleyişini zorlaştırabilir. Program tasarımı farklı incelemeleri içermeli, sadece çalışan taleplerinden oluşmamalıdır.

Türkiye’de Esnek Yan Haklar programını hayata geçiren kurumlar ne tür yeni yan haklar sunmaktadır?

★ Her kurumun çalışan profili birbirinden farklı olabilir. Bu yüzden başka kurumların ne tür yeni yan hakları menülerine koyduklarından ziyade kendi kurumunuzdaki çalışanların ne tür yan hakları tercih edeceklerini tespit etmek en doğru yol olacaktır.

Olsun, yine de esnek yan haklar programına eklenecek yeni yan hak dendiğinde aklımıza neler gelmeli?

★ Sky is the limit. Alışveriş çekleri, uçak bileti, tatil çeki, eğitim yardımı, hobi kursları, kombine bilet, fitness klübü üyeliği, kreş yardımı vb. üyeliği sıralanabilir.

Bazı yan hakları esnetirsek ve çalışanlar bu yan haktan vazgeçerse toplu satın alım gücümüz düşer mi?

★ Düşebilir! İşte bu yüzden tasarım söz konusu olduğunda sadece çalışan beklentilerinden yola çıkmak ya da sadece proje ekibinin tasarım kurallarını esas almak proje sonunda proje sahiplerini hüsrana götürebilir. Projenin tasarım bölümünde uzmanlık gerektirecek know-how’a sahip olmak gerekir..

Özel sağlık sigortasını esnetirsek hasar prim oranımız program sonrası değişir mi?

★ Değişebilir! Özel sağlık sigortası yeni program tasarımı sağlık sigortası uzmanlığı gerektirir. Yeni tasarım yaparken poliçenizden bir takım teminatların rastgele çıkartılması ya da eklenmesi projenin tasarlandığı ve uygulamaya konulduğu sene değil ama bir sene sonra oluşacak hasar/prim oranlarıyla hem projeyi hem de proje sahiplerini hüsrana götürebilir. Bu konu çok hassas olmakla birlikte daha önce esnek yan haklar programı için özel sağlık sigortası tasarımı yapmış danışmanlardan yardım alın.

Çalışanlar yeni yan haklar paketini oluşturmada seçimlerini nasıl yapacaklar?

★ Tüm katılımcıların internet üzerinden erişecekleri web tabanlı yan haklar seçim platformunun (Portal’ın) üzerinden seçimlerini yapması önerilir. Zira bir yazılım olmadan seçim yapılması pek mümkün gözükmemektedir.

Seçim Portalı nedir? İçeriği, sunduğu hizmetler nelerdir?

★ Seçim Portalı tüm katılımcıların internet üzerinden (işten, evden, cepten) seçimleri yaptığı bir yazılımdır. Bu yazılımın yan hakların seçim öncesi/sonrası Türkiye’deki mevzuatlar çerçevesinde net/brüt hesaplamalarını yapabilecek bir altyapıya sahip olması önemlidir. Aksi takdirde maliyetler şaşar ve istenmeyen ilave brütleştirme maliyetleri ile karşılaşılabilir. Portalın; verilerin yükleneceği sayfası (Admin page), katılımcının göreceği sayfaları (User Page) ve yapılmış seçimlerin görülebileceği sayfaları vardır. Portal’ın Türkiye’de bulunması, kurumunuzun veri (maaş) gizliliğini koruması açısından kanuni bir zaruret olabilir. Bunu kurumunuzun avukatı ile görüşmenizi tavsiye ederiz.

Esnek Yan Haklar projesi ne kadar sürer?

★Her ne kadar program kolayca yapılır gözükse de sunulan yan hakların çeşitliliği, seviyeler arası farklılığı, çalışan sayısı, çalışanların Türkiye’deki dağılım ve benzeri sebeplerle 5-7 aylık bir süreye dağılabilir.

Esnek Yan Haklar projesi ne zaman başlamalıdır?

★ Esnek yan Haklar projesi özel sağlık sigortası yenileme tarihinden 5-7 ay önce başlatılmalıdır. Zira yeni program içinde özel sağlık sigortasının seçenekleri olacaksa bunun için programın Özel sağlık sigortası/Hayat sigortası yenileme tarihinden önce tasarlanması gerekebilir.

Esnek Yan Haklar projesi için kurum tarafında ne kadar adam/saat gereklidir?

★ Türkiye’de yapılmış projeler şunu göstermektedir ki projenin tamamında bir ücret ve yan haklar müdürü/uzmanı zamanının %30 ila %50’sine proje planının çeşitli bölümlerinde farklılık gösterecek şekilde ihtiyaç duyulmaktadır.

Proje tamamlandıktan ve program hayata geçtikten sonra bu programın yürütülmesi için kaç çalışana ihtiyaç duyulmaktadır?

★ Bu sorunun cevabı program tasarımı ile doğrudan ilişkilidir. Program uygulama politikasına göre farklılık gösterebilir. Ancak program yenileme zamanı (sene-i devrinden sonra) yeni yıl programı başlangıç tarihinden önceki 1-2 ay yoğun mesai gerektirecektir.

Günün sonunda “Biz etkin bir Esnek Yan Haklar programı yaptık” demek için hangi hususlara dikkat etmek gerekir?

★ Esnek Yan Haklar programı öncelikle projelendirilmeli, bir proje ekibi ve takvimi oluşturulmalıdır. Bu proje ekibinde IK, Mali işler, Satın alma yetkililerinin olması program tasarımı için önemlidir. Projeye fizibilite çalışması ile başlanmalı, bu programdan optimumda kimlerin faydalanacağı tespit edilmeli, yapılandırılacak program herkese hitap etmelidir. Programı excel üzerinden ya da manuel diğer kaynaklardan(e-mail ile talep toplama) deveye hendek atlatmaya benzeyebilir. Bu yüzden donanımlı bir yazılım kullanmalı, yazılımın Türkiye’de olması tercih edilmelidir. Zira esnek yan haklar programının her sene gelişeceği (yeni yan hakların eklenmesi, yeni katılımcıların girmesi, kurumdan ayrılan kişilerin programdan düşülmesi) düşünülünce Türkiye’den bir çözüm ortağı ile çalışmanız size hızlı çözümleri Türkçe sunacaktır. Şu da unutulmamalıdır ki projenin kıymeti çalışanın geri bildirimindedir. Çalışanlara yapılacak yeni program tanıtımı çok ama çok iyi kurgulanmalı, mümkünse bu bölüm için PR ajansından destek alınmalıdır. Portal kullanımının çalışan tarafından eksiksiz anlaşılması faydayı maksimize edecektir. Son olarak yapılacak “yeni yan haklar programı” tanıtımında çalışanların “bana ne faydası var” sorusuna cevap verebilecek kapsamlı “yeni program tanıtımı kampanyası” IK’nın bir numaralı ödevi olmalıdır.